Anbefalingerne i ”Rapport om god
og effektiv selskabsledelse for arbejdsmarkedspensioner”

Medmindre andet er anført, så følger vi anbefalingerne.

Bestyrelsens overordnede opgaver

At bestyrelsen vedtager en politik for IP’s kerneinteressenter, som bl.a. indeholder idégrundlag, grundlæggende værdier og formål.

At bestyrelsen ved fastlæggelse af strategier overvejer den mest formålstjenlige organisering af varetagelse af opgaver.

At bestyrelsen løbende opfølger på ovennævnte punkt, bl.a. ved at bestyrelsen foretager benchmarking med hensyn til omkostninger, afkast, service og rådgivning.

At bestyrelsen overvejer fx outsourcing, samarbejde med andre institutter eller at indgå i administrationsfællesskaber.

At bestyrelsen sammen med direktionen sikrer løbende udvikling og opfølgning på de nødvendige strategier.

At bestyrelsen løbende evaluerer sit eget arbejde, herunder:

• opfølgning på trufne ledelsesbeslutninger og disses implementering.
• evaluering af de processer og metoder, der anvendes.
• evaluering af samarbejdet mellem bestyrelse og direktion (bestyrelsesformanden har et særligt ansvar herfor).

Læs note 1) Evaluering af bestyrelsesarbejdet

At der foretages evaluering af bestyrelsen mindst en gang årligt.

Læs note 1) Evaluering af bestyrelsesarbejdet

Bestyrelsens økonomiske/administrative opgaver

At bestyrelsen ansætter en kvalificeret direktion og fastlægger de forhold, den skal virke under.

At bestyrelsen ansætter en ansvarshavende aktuar.

At bestyrelsen sikrer intern og ekstern revision i henhold til loven, samt at bestyrelsen er i dialog med revisionen.

At bestyrelsen er opmærksom på FIL § 70 om, at bestyrelsen skal udfærdige retningslinier for væsentlige aktiviteter, herunder arbejdsdeling mellem bestyrelse og direktion.

Bestyrelsens opgaver vedrørende ydelsessiden

At bestyrelsen i samspil med kerneinteressenterne fastlægger og løbende foretager vurdering af ydelserne til medlemmerne.

At bestyrelsen overvejer og analyserer de valgmuligheder, der kan tilbydes medlemmerne.

At bestyrelsen sikrer, at direktionen fører en aktiv dialog med kerneinteressenterne.

At bestyrelsen i risikostyring er opmærksom på karakteren og størrelsen af de risici, der knytter sig til allerede indgåede forsikringsaftaler.

At bestyrelsen forholder sig til hvilke forsikringsmæssige risici, som IP fremadrettet vil og bør påtage sig.

Bestyrelsens opgaver vedrørende investeringssiden

At bestyrelsen udarbejder en investeringsstrategi.

At bestyrelsen ved hvert bestyrelsesmøde drøfter investeringsstrategien, og at bestyrelsen orienteres om, hvorledes strategien er blevet implementeret i praksis og om resultatet.

At bestyrelsen på baggrund af ovennævnte forholder sig til eventuelle ændringer i investeringsstrategien.

At bestyrelsen i forbindelse med risikostyringen inddrager følgende elementer:

• risikoidentifikation
• risikovurdering
• fastlæggelse af risikoprofil
• valg af instrumenter til risikostyring
• rapportering om risikostyring

At bestyrelsens investeringsstrategi indeholder instituttets politik i forhold til ejerbeføjelser.

At bestyrelsen beslutter, hvordan Industriens Pension skal agere, hvis Industriens Pension kommer i en situation, der ligger uden for det ønskede spektrum, jf. FIL §§ 158-169, Finanstilsynets ”trafiklys” m.v.

At bestyrelsen træffer beslutning om hvilken investeringsmæssig risikoprofil, IP ønsker.

At bestyrelsen fastlægger rammer for selskabets investeringer.

At direktionen holder bestyrelsen orienteret om resultatet af de udstukne rammer.

At bestyrelsen træffer beslutning om konsekvenserne, såfremt investeringer ikke giver det ønskede resultat.

At bestyrelsen er bekendt med og forholder sig til de lovmæssige krav og Finanstilsynets krav.

At bestyrelsen er opmærksom på de risici, der knytter sig til samfundsmæssige ændringer, herunder ændringer i relevant lovgivning.

Bestyrelsens sammensætning

At bestyrelsen er sammensat på en sådan måde, at den på en effektiv og fremadrettet måde er i stand til at varetage sine ledelsesmæssige og strategiske opgaver.

At bestyrelsen kan være en konstruktiv og kvalificeret sparringspartner for direktionen, jf. FIL § 64, hvorefter bestyrelsen og direktionen skal have fyldestgørende erfaring til at udøve hvervet.

Skærpet opmærksomhed ved udpegning

At bestyrelsen udarbejder en beskrivelse af de opgaver, bestyrelsen skal tage sig af.

At bestyrelsen udarbejder en beskrivelse af hvilke kompetencer og kvalifikationer, der bør være repræsenteret i bestyrelsen.

Læs note 2) Skærpet opmærksomhed ved udpegning af bestyrelsesmedlemmer

At bestyrelsen udarbejder en beskrivelse af de formelle lovgivningsmæssige krav, der stilles til bestyrelsesmedlemmer i finansielle virksomheder.

Læs note 2) Skærpet opmærksomhed ved udpegning af bestyrelsesmedlemmer

At det fremgår, hvor meget tid bestyrelseshvervet kræver.

Læs note 2) Skærpet opmærksomhed ved udpegning af bestyrelsesmedlemmer

At bestyrelsen overvejer, om der skal sættes en grænse for, hvor mange bestyrelsesposter et medlem kan/bør bestride samtidig.

Læs note 2) Skærpet opmærksomhed ved udpegning af bestyrelsesmedlemmer

At bestyrelsen forholder sig til en eventuel aldersgrænse for bestyrelsesmedlemmer.

Læs note 2) Skærpet opmærksomhed ved udpegning af bestyrelsesmedlemmer

At ovennævnte beskrivelse stilles til rådighed for og kan diskuteres på generalforsamlinger og med de udpegende organisationer.

Læs note 2) Skærpet opmærksomhed ved udpegning af bestyrelsesmedlemmer

At de udpegende organisationer på baggrund af ovennævnte beskrivelse overvejer, om den samlede bestyrelse kan forventes at få den fornødne bredde med hensyn til ønskelige kompetencer og kvalifikationer.

At de udpegende organisationer drøfter hvilken sammensætning af bestyrelsen, der kan sikre bredden, uden at det skal påvirke organisationernes ret til udpegning.

Læs note 2) Skærpet opmærksomhed ved udpegning af bestyrelsesmedlemmer

At bestyrelsen overvejer følgende kvalifikationskravs relevans:

• bred ledelseserfaring
• erfaring med strategisk planlægning
• indsigt i relevante branche- og overenskomstforhold
• indsigt i regnskabsmæssige forhold
• indsigt i finansielle og investeringsmæssige forhold
• relevant udenlandsk erfaring
• kendskab til centrale juridiske forhold, herunder lovgivningsmæssig regulering af betydning for pensionsinstituttet
• kendskab til centrale forsikringstekniske forhold af betydning for pensionsinstituttet
• kendskab til IT-relaterede problemstillinger.

At Pensionsmarkedsrådet følger med i, om der sker registrerbare ændringer i bestyrelsens sammensætning.

Bestyrelsens uafhængighed

At bestyrelsen handler uafhængigt af irrelevante særinteresser. Iagttages i kraft af FIL’s kap. 8, som indeholder de fundamentale og meget vigtige regler om ledelse og indretning af virksomheden.

Størrelse

At en bestyrelse normalt ikke består af mere end 5 til 7 medlemmer + medarbejderrepræsentanter.

Læs note 3) Bestyrelsens størrelse

At pensionsinstitutter overvejer, om og hvorledes antallet af bestyrelsesmedlemmer på sigt kan nedbringes.

Læs note 3) Bestyrelsens størrelse

Uddannelse

At bestyrelsen i forbindelse med den i pkt. 3.3.1 nævnte opgavebeskrivelse gør sig klart hvilke kompetencer og kvalifikationer, bestyrelsen samlet er i besiddelse af.

At bestyrelsen overvejer, hvorledes bestyrelsesmedlemmerne kan få styrket deres kvalifikationer samt iværksætter de ønskede aktiviteter for at opnå dette.

At der er et generelt introduktionsforløb til bestyrelsesarbejdet.

At nye bestyrelsesmedlemmer tilbydes et individuelt uddannelsesforløb.

At bestyrelsen ved den løbende evaluering af sit arbejde overvejer den samlede bestyrelses efteruddannelsesønsker og planlægger, hvordan disse imødekommes.

At det tilbudte uddannelsesforløb både har et generelt introducerende element i forhold til det enkelte pensionsinstitut og det miljø, det fungerer i, samt et tilbud om et individuelt tilpasset forløb.

Aflønning - af bestyrelse og direktion

At honoraret er rimeligt i forhold til de krav, Industriens Pension stiller til bestyrelsesmedlemmerne.

At aflønningen af direktionen ligger på et rimeligt og konkurrencedygtigt niveau og afspejler direktionens selvstændige indsats.

At Industriens Pension hverken for bestyrelse eller direktion udformer incitamentsprogrammer eller resultataflønning, da dette kan anspore kortsigtsinteresser.

At der er åbenhed omkring fratrædelsesordninger.

Bestyrelsens arbejdsform

At bestyrelsens forhandlinger og alle væsentlige beslutninger foregår i plenum.

At bestyrelsesudvalg alene har til formål at forberede den egentlige bestyrelsesbehandling af sagen.

Læs note 4) Bestyrelsesudvalg

At bestyrelsen fastlægger procedurer for direktionens rapportering til bestyrelsen samt direktionens kommunikation i øvrigt.

At forretningsordenen altid er tilpasset instituttets behov, og at den regelmæssigt gennemgås med henblik på at sikre dette.

Åbenhed og gennemsigtighed

At bestyrelsen vedtager en informations- og kommunikationspolitik.

At der udarbejdes retningslinier, der sikrer, at alle væsentlige oplysninger offentliggøres.

At ledelsen sikrer, at kommunikation virker forståelig og tilstrækkelig.

At pensionsinstituttets hjemmeside indgår som et led i offentliggørelse af information.

At bestyrelsen er særligt opmærksom på medlemmernes informationsbehov, så de kan træffe individuelle valg om ydelser og investeringer.

Årsrapporten

At bestyrelsen i forbindelse med udarbejdelsen af årsrapporten offentliggør en årsberetning, der giver overordnet indtryk af pensionsinstituttets forhold.

At bestyrelsen redegør for pensionsinstituttets investeringsstrategi, jf. pkt. 3.2.4, og hvordan den er blevet efterlevet i den faktiske investeringspolitik.

At bestyrelsen redegører for den førte investeringspolitik samt hvilke ændringer, resultatet må give anledning til at overveje.

At bestyrelsen redegører for, hvorledes pensionsinstituttet har udøvet sine ejerbeføjelser.

At årsrapporten omtaler det enkelte bestyrelsesmedlems stilling, øvrige bestyrelses- og direktionsposter i selskaber og relevante organisationer, herunder om posten skyldes pensionsinstituttets delvise ejerskab af det pågældende selskab.

At alder, hvor længe vedkommende har siddet i bestyrelsen, samt hvem der har valgt/udpeget vedkommende ligeledes fremgår af årsrapporten.

At ”comply or explain” fremgår af årsrapporten.